Итак, мы будем использовать для рассылки программное обеспечение Venta Fax. Для того, чтобы начать отправлять факсы в организации автоматически, необходимо выполнить предварительную работу. Вначале соберите номера факсов организаций из доступных вам источников. Лучше, если это будет электронная база данных. Из нее вам будет проще сфомировать электронную таблицу в нужном нам формте. Затем нужно будет настроить автоматическую рассылку по базе номеров, занесенных в Venta Fax. Но обо всем по-порядку.

Прежде чем настраивать рассылку в Venta Faх, необходимо подготовить список номеров факсов организаций. Как было сказано ранее, вам нужно воспользоваться справочником организаций вашего города и сформировать электронную таблицу, формат которой представлен ниже на рисунке.

Рисунок 1. Внешний вид CSV-файла со списком организаций и факсов.

Как видно из рисунка, вам нужно сделать табличку с десятью колонками:

  • Фамилия

  • Имя

  • Отчество

  • Титул

  • Организация

  • Код страны

  • Код города

  • Факс

  • Телефон

  • Примечание

Обязательно нужно заполнить колонку «Факс». И желательно заполнить колонку «Организация» – для идентификации, чей это номер факса.

После подготовки списка в Open Office или Microsoft Excel, сохранить файл в текстовом формате с разделителем. В качестве разделителя выберите точку с запятой.

Обязательно, первой строкой заводим названия колонок!

Импорт списка номеров факсов в Venta Faх

Для того чтобы импортировать подготовленный список номеров факсов, запустите Venta Fax, и откройте пункт меню «Приложения — Телефонный справочник — Справочник», как показано на рисунке 2.

Рисунок 2. Открытие справочника телефонов в Venta Fax

Далее у вас появится диалоговое окно справочник телефонов программы Venta Fax. Для продолжения импорта телефонного справочника, зайдите в пункт меню «Файл — Импорт» и выберите подготовленный ранее список телефонных номером факсов.

После выбора файла у вас появится окно параметров импорта базы номеров.

Рисунок 3. Импорт списка номеров в Venta Fax

После устаноки символа разделителя (у нас это точка с запятой) и кодировки файла, нажимайте на кнопку «Далее».

В появившемся окне нужно сопоставить колонки файла и поля справочника в Venta Fax.

Рисунок 4. Сопоставление полей Venta Fax и колонок в импортируемом файле

Обратите внимание, что нужно сопоставить только те поля, которые реально заполнены в подготовленном файле. Все остальные указываете «Пустое поле»

Если у вас включена галочка «Если не указано использовать», то выключите ее в случае, если вы будете выполнять рассылку факсов только в своем городе.

После нажатия кнопки «Готово» у вас должен получится справочник, подобный на рисунке 5.

Рисунок 5. Загруженный справочник телефонов в Venta Fax

Итак, базу номеров в Venta Fax мы занесли, остается настроить рассылку.